Hace 15 meses y 15 días que nació Ángel, mi primer hijo, cambiando de forma radical mi vida. Justo en ese momento tomé conciencia de que el tiempo de trabajo tenía que estar limitado y había que optimizarlo al máximo. Dediqué unas semanas a formarme y a generar una nueva metodología propia de trabajo que llevo aplicando ya más de un año. En estos días debido a la situación en la que nos ha colocado el COVID-19 muchos nos vemos obligados a trabajar en casa. Aprovecho para compartir 5 claves que han multiplicado mi productividad haciendo teletrabajo.
Clave 1. Adáptate a tu biorritmo. Escucha tu cuerpo
Fundamental. Estaba cansado de leer consejos de productividad que nos dicen cómo tenemos que vivir para ser productivos, a qué hora levantarse, cómo organizarse, cuantas horas hay que dormir y demás recomendaciones que no aplican en la gran mayoría de casos.
Cada persona tiene un biorritmo diferente y tenemos que escucharlo. Hay quien necesita más de 8 horas de sueño para estar a pleno rendimiento, otros con 4-5 horas durmiendo funcionamos perfectamente.
Adapta tu horario de trabajo al momento que seas más productivo. Dependiendo de tu biorritmo, hay dos tramos de máxima productividad:
- Muy temprano en la mañana, antes de que todos en casa se hayan despertado. A partir de las 4:30 – 5:00 am.
- Por la noche cuando todos estén durmiendo. Desde las 23:00 en adelante aproximadamente.
En mi caso, el tramo más productivo va desde las 5.00 am a las 9:00, son 4 horas de máxima concentración y alta eficiencia. A partir de las 9:00 suelen empezar las distracciones diarias, más aún si estamos en casa.
Clave 2. Clasifica tus tareas. «Work smarter not harder»
Sobre la clasificación de tareas, se han escrito libros y libros. Después de leer bastante sobre el asunto, me quedo con la sencilla y eficaz matriz de Dwight D. Eisenhower (general jefe de las fuerzas aliadas en Europa durante la II Guerra Mundial y luego presidente de los Estados Unidos desde 1953 hasta 1961).
Se definen 4 tipos de tareas en función de la importancia y urgencia. Resulta esencial hacer un análisis en estos términos de cada una de tus tareas. Una vez clasificadas, tomamos la decisión más acertada que será hacerla, planificarla, delegarla o descartarla.
El problema es que nuestro día a día está lleno de tareas urgentes y no importantes que acaban consumiendo el 95% de nuestro tiempo, dejando en el mejor de los casos un 5% de horas sueltas dedicadas a las tareas IMPORTANTES. Esta es una de las 5 claves que han multiplicado mi productividad haciendo teletrabajo.
Cuando te acostumbras a usar este método, es increíble lo fácil que se hace delegar tareas, planificarlas o borrarlas directamente. Acostúmbrate a realizar esta clasificación para cada una de las tareas que entre a tu funnel.
Clave 3. Agenda todo. Time blocking
Todos recordamos el horario que teníamos en el colegio o instituto, era ordenado y se cumplía a la perfección. De 8:00 a 9:00 clase de matemáticas, de 9:00 a 10:00 ciencias y así toda la mañana organizada perfectamente.
Eso tan básico y simple es el concepto de time blocking, organizar todas tus tareas del día (personales y profesionales) en un tramo horario determinado de forma que tengas una tarea para cada momento y un momento para cada tarea.
Solo es necesario dedicar unos minutos al principio de la mañana o al final del día anterior para organizarte tu agenda. Yo normalmente lo hago a primera hora del día y genero mi «horario de clase» para todo el día, en él se incluyen las distintas tareas, los descansos, el desayuno, el almuerzo y cualquier otra actividad personal (pediatra, natación, compra, …) que tengamos.
La herramienta más potente para llevar a cabo el time blocking es Google calendar, de una forma muy sencilla generas bloques de tiempo y te notifica cuando va a empezar tu siguiente tarea. Os muestro como queda una semana mía organizada con time blocking en google calendar.
Yo utilizo colores distintos para diferenciar entre tareas reactivas y proactivas. De esta forma podemos visualizar muy rápido lo que es importante y lo que podríamos delegar en un futuro.
Clave 4. Atrapa a tus ladrones de tiempo
Una de las cosas más sencillas de llevar a cabo y de lo más importante para multiplicar tu productividad. Todos sabemos identificar a nuestros ladrones de tiempo, son las distracciones que tenemos durante el día de forma continua y que sólo aportan ruido y desconcentración.
Whatsapp, telegram, facebook, youtube, twitter, email, llamadas de teléfono y todas las notificaciones push que recibimos a lo largo del día. Hay que atrapar a estos ladrones de tiempo, identificarlos es fácil y controlarlos es más simple aún.
En tus bloques de tiempo, cierra todas las notificaciones, TODAS. Pon el foco en la tarea que estás desempeñando y añade bloques de tiempo en tu calendario para gestionar lo push en descansos entre tarea y tarea. Al principio parece que se va a acabar el mundo, pero cuando lo haces sientes un alivio brutal y disparas la productividad.
Esta es una de las 5 claves que han multiplicado mi productividad haciendo teletrabajo, la más sencilla de aplicar y creo que la que más resultados me ha dado.
Clave 5. Establece objetivos sencillos
El tema de los objetivos da para escribir una enciclopedia, hay infinidad de metodologías, os comento la que yo utilizo «La regla de 3».
Recientemente gracias a ThePowerMBA, conocí esta metodología de J.D. Meier (Director de innovación en Microsoft) que desarrolla en su libro Getting Results the Agile Way (Obteniendo resultados de manera ágil).
La regla de 3 sugiere que empieces cada semana identificando los tres objetivos que tienes que conseguir antes de terminarla. Lo normal es tener una lista larga de tareas a llevar a cabo, pero elige solo tres, las más relevantes y agéndalas en tu semana. Normalmente estas son las tareas importantes que siempre procrastinas.
Meier identifica tres pasos:
- Objetivos semanales. El lunes antes de comenzar o en cualquier momento del domingo detente 15 minutos, establece estos objetivos y añadelos a tu calendario.
- Resultados diarios. Pensamos en aquellos tres resultados que deseo alcanzar durante el día. Son tres resultados NO NEGOCIABLES. Es decir, no me permitiré terminar el día sin haberlos logrado. Empezar el día con estos resultados en mente, permite clarificar lo que harás y tomar decisiones. Haz esto de lunes a viernes al iniciar la jornada.
- Reflexión. El viernes por la tarde, al terminar la semana hazte tres preguntas.
- ¿Qué funcionó?
- ¿Qué no funcionó?
- ¿Qué cambios debo hacer la próxima semana?
Es una metodología Agile que ayuda muchísimo a enfocarte, nada de planes a meses vista o incluso años.
Aunque explicadas de forma muy breve, estas 5 claves han multiplicado mi productividad en los últimos 15 meses. Estamos ante una situación que nos va a permitir poder dedicar tiempo a analizar cada una de ellas, implementarlas y ver si realmente nos ayuda.
